Orden, mercancía, factura y pago: cuatro pasos distintos

1. 1Pide «busca la orden OC-… y dime cuánto queda por recibir». El copiloto consulta sus líneas reales.
2. 2Indica cantidades y unidades que llegaron: «recibí 5 unidades de este producto». No basta con la cantidad que habías pedido.
3. 3Revisa la orden, las líneas, cantidades y costos antes de confirmar la recepción.
4. 4Registra el documento real del proveedor en Compras/Libro. Recibir mercancía no reemplaza ese documento.
5. 5Para un pago, indica factura, fecha, importe, moneda y método. Revisa deuda cancelada y saldo posterior, y confirma.

Si se detiene

• Orden en borrador: solicita la orden. Si supera el umbral configurado, quien tiene permiso de aprobación debe aprobarla.
• Cantidad excesiva: vuelve a consultar lo pendiente; pudo haber una recepción anterior. No confirmes el total pedido como si acabara de llegar.
• Falta de tasa: indica la tasa real o registra la correspondiente a la fecha; el copiloto no usará uno por defecto en una divisa.
• Contabilidad activada: contabiliza la factura antes de pagarla. El saldo ya considera las retenciones y pagos registrados.
• Datos cambiados: consulta otra vez y prepara una revisión nueva. No repitas un pago porque la respuesta tardó: consulta antes sus registros.